Kriisiviestintäohje

Puhelinnumero hätätapauksissa 

Hätänumero 112 

Osoitteet hälytysajoneuvoja varten: 

Talsoilan koulu  
Talsoilankatu 34, Forssa (Saliin käynti Saarimäenkadun puolelta)

Ammatti-instituutti  
Saksankatu 27 (A-rakennus), Forssa 

Forssan Työväentalo 
Kauppakatu 17, Forssa 

Viihdeuimala Vesihelmi  
Eteläinen Puistokatu 2, Forssa

Tammi Areena
Hakkapeliitantie 2, Tammela

Mitä on kriisiviestintä? 

Kriisi on äkillinen, usein odottamaton tapahtuma tai tilanne, joka uhkaa seuran toimintaa. Kriisi voi olla esimerkiksi tilanne, joka häiritsee seuran normaalia toimintaa, joka uhkaa vaikuttaa merkittävästi seuran maineeseen, jonka seuran jäsenet kokevat merkittävästi negatiivisena tai joka kiinnostaa mediaa tai viranomaistahoja negatiivisessa mielessä. 

Kriisiviestinnällä vastataan kriisin synnyttämään informaatiotarpeeseen ja joiden avulla pyritään lieventämään tilanteen tai tapahtuman mahdollisia negatiivisia seuraamuksia. 

Seuralla on kriisiviestinnän vastaava henkilö, joka johtaa viestintää kriisitilanteessa. Tämän lisäksi suuremmissa kriisitilanteissa voidaan koota erillinen kriisiryhmä hoitamaan mm. kriisiviestintää. 

Kriisitilanteissa asianomaisilla, välillisesti tilanteeseen liittyvillä henkilöillä sekä medialla on tarve saada tietoa tapahtumasta paljon ja nopeasti. Kriisiviestinnän avulla vastataan syntyneeseen tiedontarpeeseen suunnitellusti ja tavoitteellisesti. 

Kriisiviestinnän keskeisin tehtävä on lievittää kriisin kielteisiä seuraamuksia, joita voivat olla imagohaitat tai seuran toiminnalle suoraan aiheutuvia haittoja. Kriisiviestinnässä tärkeää on edesauttaa oikean tiedon leviämistä ja estää väärän tiedon kulkua. Avoimuus, rehellisyys, vastuunkanto ja nopeus ovat avainasemassa kriisistä viestittäessä. 

Mitkä ovat mahdollisia uhkia toiminnalle? 

Seurassa on monia erilaisia tekijöitä, jotka voivat aiheuttaa uhkaa tai vaaratilanteen. Näitä voivat olla mm. 

  • Fyysinen hyvinvointi ja turvallisuus 
    Vakava tapaturma:
    loukkaantuminen, tautiepidemia, 
    väkivaltatilanne, menehtyminen 
  • Henkinen hyvinvointi ja turvallisuus:  
    Kiusaaminen, rasismi, syrjintä, seksuaalinen häirintä 
  • Onnettomuustilanteet:  
    Tulipalo treenihallilla tai tapahtumassa, liikenneonnettomuus kilpailu- tai leirimatkalla, vesivahinko, luonnonilmiö 
  • Taloudellinen vahinko:  
    Iso tai jatkuva heikko taloudellinen tulos, väärinkäytös/ petos, varkaus, omaisuuden tuhoutuminen 
  • Julkisuuskriisit:  
    Huhut, juorut, virheellinen uutisointi 
  • Doping:  
    Dopingepäily, positiivinen testitulos 
  • Seuratoiminnan sisäiset kriisit:  
    Vapaaehtoistoimijoiden riidat, irtisanominen, jäsenistön mielenilmaus
  • Ulkoisten tahojen kriisit:  
    Yhteistyökumppaneiden kriisit, lajiin liitettävät kriisit  

Vastuut ja velvollisuudet kriisin sattuessa 

 Jokaisella seuran henkilöllä on vastuu toimia kriisin sattuessa parhaan osaamisensa mukaan. Kriisin aikaisten vastuiden huolellinen tiedottaminen ja niistä muistuttaminen riittävän usein on tarpeellista, jotta kriisitilanteissa osataan toimia oikein. 


Toimintaohje kriisitilanteessa 

1.    Kutsu apua - anna EA  
Toimihenkilön tulee kutsua apua ja antaa tarvittaessa ensiapua tai kutsua paikalle ensiaputaitoinen henkilö.  


2.    Tiedota hallitusta ja puheenjohtajaa 

Ilmoita kriisistä mahdollisimman pian kriisiviestinnän vastaavalle ja pidä hänet ajan tasalla tapahtumista. Kriisiviestinnän vastaava on puheenjohtaja, varahenkilönä hallituksen jäsen ja kriisiryhmään kuuluvat tarvittaessa myös muut hallituksen jäsenet. 

  

Yhteystiedot:  

Susanna Numminen, forssanvoimistelijat@gmail.com,  +358 40119057 

Elina Niemi, fnv.harraste@gmail.com, +358 400805295  


3.    Paikallaolijoiden ohjeistus 

Paikallaolijoita tulee ohjeistaa pidättäytymään lausunnoista. Vain kriisiviestinnän vastaava saa antaa virallisia lausuntoja, ohjaa median ja viranomaisten yhteydenotot hänelle, ellei kriisiviestinnän vastaava ohjeista toisin. 


4.   Tilanteen ja tahojen arvioiminen 

Kriisiviestinnän vastaava arvioi tilanteen ja tiedottaa tilanteesta tarvittavia tahoja. Kriisiviestinnän vastaava selvittää mahdollisimman laajasti mitä, missä, milloin, kenelle ja miksi on tapahtunut. Kommunikoinnin on hyvä olla rauhallista ja sen tulee olla totuudenmukaista, virheelliset tiedot on korjattava välittömästi. Huhujen muodostumista vähentää, kun kaikesta tiedotettavasta viestitään nopealla aikataululla kuitenkin muistaen faktatiedot ja yksityisyyden suoja.  


5.    Kommentointi somessa 

Sosiaalisessa mediassa asiaa kommentoidaan vain seuran virallisten kanavien kautta kriisiviestinnän vastaavan avustuksella.  


6.    Yhteys pelastusviranomaisiin 

Tarvittaessa otetaan yhteyttä poliisiin. Tilanteesta riippuen muita tahoja, joihin tulee ottaa yhteyttä, ovat tiedotusvälineet, Suomen Voimisteluliitto, harjoituspaikan henkilökunta. 


7.    Yhteys omaisiin 

Vakavassa tapaturma- tai onnettomuustilanteessa uhrin omaisiin on otettava aina yhteyttä. Alaikäisen omaisiin otetaan yhteyttä kaikissa tapaturmatilanteissa. 


Toiminta kriisitilanteen jälkeen 

Kriisitilanteen ollessa ohi 

1.   arvioidaan tilanteen vaikutus toimintaan 
2.   määritetään mahdolliset jatkotoimenpiteet 
3.   arvioidaan viestinnän onnistuminen tilanteessa 
4.   tiedotetaan tilanteen korjaamisesta tarvittavia ryhmiä, kuten seuran jäseniä, omaisia ja lajiliittoa